¿Hay que guardar los originales de las facturas?

Empezaremos por una obviedad: las facturas originales hay que guardarlas. Es de los pies en el suelo. Ya lo afirma el refrán: Negocio cauteloso vale por 2 (bueno, no era de este modo exactamente; mas eso no importa ahora).La pregunta es otra: ¿Cuánto tiempo? ¿Solo las facturas o bien asimismo otros documentos?Para hacerlo más completo, vamos a hablar mejor de documentación contable y fiscal, y no solo de facturas, que son esenciales, sí, mas no lo son todo. Mas ya antes, dos referencias básicas: en España el Código de Comercio y la Ley General Tributaria aclaran qué documentos hay que guardar y cuánto tiempo.¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos mercantiles?El Código de Comercio, que se remontan ni más ni menos que a mil ochocientos ochenta y cinco, lo apunta en su artículo treinta.1: 6 años, desde el último asiento contable.Los documentos a los que se refiere esta normativa son “los libros, correspondencia, documentación y justificantes” referentes a tu negocio.Esta obligación se extiende a todos y cada uno de los documentos mercantiles:

Libros obligatorios: diario, inventario, cuentas anuales, libro de actas, registro de acciones normativas y de asociados.

Libros no obligatorios: el mayor y registros de Impuesto sobre el Valor Añadido.

Documentos y justificantes como facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etcétera

¿Y qué ocurre si he cesado en mi actividad profesional? ¿Y qué en el caso de fallecimiento? El Código de Comercio, al que no se le escapa nada, aclara esto y una cosa más en el artículo treinta.2:

En el caso de cese de actividad, tienes que guardar los documentos a lo largo de seis años.

En el caso de fallecimiento, son los herederos los encargados de encargarse de esos documentos (asimismo por 6 años).

Si se trata de una sociedad en vías de disolución, son los encargados de su liquidación los obligados a cumplir con este precepto (asimismo 6 años).

¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos fiscales?Antes de preguntarse cuánto tiempo, debería preguntarse qué comprendemos por documentos fiscales. Para comprendernos, y siempre y en todo momento conforme la Ley General Tributaria:

Justificación de la liquidación de impuestos (IRPF, Impuesto sobre el Valor Añadido, Impuesto de Sociedades, etcétera).

Documentos que prueben la información registrada en los libros, y acá cabe incluir programas y ficheros informáticos. Y con programas nos referimos asimismo a un programa de facturación y contabilidad.

Los documentos fiscales hay que preservarlos siguiendo los próximos plazos: 4 años, desde el día en que concluye el plazo de presentación de la declaración o bien autoliquidación.Sin embargo, este plazo puede padecer modificaciones. O bien mejor dicho, interrupciones. Esto es, si se interrumpe el periodo de prescripción, el contador se pone a cero y puede superar el plazo de seis años indicados por el Código de Comercio.En resumen, y para eludir hacernos un embrollo, podemos acabar lo siguiente:

Los documentos mercantiles (libros obligatorios y no obligatorios al lado de sus documentos justificativos) tienen que guardarse cuando menos seis años desde su último asiento.

Los documentos fiscales (libros de contabilidad, libros de registro de IRPF, Impuesto sobre el Valor Añadido, IS, etcétera) deben preservarse por lo menos cuatro años desde la presentación de la declaración pertinente.

Nos podríamos quedar acá, darlo por zanjado y volvernos a casa. Mas hay que incorporar una información – los “supuestos especiales” que afirma la ley – referente eminentemente a empresas y, más específicamente, al Impuesto de Sociedades (IS) y las facturas de inmovilizado. Veámoslo.¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos relativos al Impuesto de Sociedades?Si tienes la obligación de tributar por el IS puede suceder – y, en verdad, ocurre a lo largo de los primeros años – que tu empresa no produzca riqueza. Al no haberla, cuando Hacienda tiene que calcular la base del impuesto, el desenlace va a salir negativo. Esto, de forma simplificada, es lo que en derecho tributario se conoce como “base imponible negativa”.La ley te deja un máximo de dieciocho años para compensar esas pérdidas desde el instante en que presentas la primera declaración positiva. Mientras, debes guardar todos tus documentos contables, la declaración del IS y los documentos pertinentes (facturas, comprobantes, etcétera) hasta la data de su compensación. A esto debes sumarle los 4 años de prescripción de la declaración.En otras palabras, deberías guardar los documentos – como máximo, por el hecho de que la compensación puede acontecer ya antes de los dieciocho años – a lo largo de veintitres años.¿Por qué razón veintitres, es que no sabemos sumar? Pues si la primera declaración negativa hace referencia al ejercicio de dos mil catorce y tardas dieciocho años en compensarlo (en dos mil treinta y dos), la declaración positiva del ejercicio dos mil treinta y dos la presentas un año después (en dos mil treinta y tres) y esta (la declaración) prescribe en cuatro años (en dos mil treinta y siete). Con lo que deberás guardar los documentos hasta julio de dos mil treinta y siete (cuando se presenta la declaración del IS).En suma – y quitando dos mil catorce a dos mil treinta y siete -, hablamos de veintitres años. Ahora sí que salen los números.¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de inmovilizado?Los activos fijos o bien inmovilizado tienen una naturaleza durable. Al no estar sometidos al ciclo económico anual, la ley les reserva unos plazos diferentes.¿Por qué razón? Por el hecho de que el inmovilizado, cuando se amortiza, produce gastos. Y como la amortización puede perdurar múltiples años, la ley demanda preservar sus facturas todo el tiempo que dure el inmovilizado más los 4 años de prescripción fiscal.

Related posts